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道德与合规举报政策及程序

(经 NIO INC.董事会于 2018 年 8 月 10 日通过,自公司首次公开发行的 F-1 上市 登记表生效之日(2018 年 9 月 11 日)起生效)

1.    目的

  • 1.1NIO Inc.(“公司”)承诺按照最高伦理、道德和法律标准开展业务。根 据这一承诺,以及公司开放沟通的承诺,本政策旨在为员工、第三方和其 他利益相关者提供一个不受打击报复,匿名(若适当)提出顾虑或者举报 任何已知或潜在不当行为、违反公司政策或者可适用法律和法规行为的渠 道。
  • 1.2本政策规定了相应的标准和程序,旨在保证按照公司政策以及可适用的法 律和法规,依据最高保密、客观和公正标准,及时、彻底地解决所有不当 行为的申诉和举报。
  • 1.3本政策还制定了保护员工、第三方和利益相关者的程序,防止其因善意举 报而遭受打击报复。

2.    适用范围

  • 2.1.本政策适用于公司国内外办事处及子公司在全球各地的所有董事、高级管 理人员、员工、顾问、代理人和承包商,也适用于公司的所有商业伙伴、 合作方和关联方。
  • 2.2.本政策为公司内部控制政策框架不可或缺的组成部分,应结合公司的《行 为守则》以及其他相关政策和程序阅读和使用。

3.    道德与合规举报委员会

道德与合规举报委员会(“委员会”)目前由5名成员组成,由公司的法律总顾 问作为主席,其设立目的是监督本政策的执行,管理举报工作,以及处理通过 举报工作收到的申诉和举报。更多详情参见道德与合规举报委员会章程(“章 程”)。

4.    可举报行为

本政策下,可举报行为是指举报者经善意判断认为公司的某名董事、高级管理 人员、员工、顾问、代理人、承包商、供应商、投标人或者与公司有业务关系 的其他人士存在下列行为:

4.1.违反法律或者构成公司未能遵守任何法律或监管义务的行为;

4.2.不道德或者违反公司的《行为守则》或其他政策;

4.3.不诚信、欺诈或腐败;

4.4.胁迫、骚扰、迫害或歧视;

4.5.公司出具的或者对公司有影响的误导性或欺骗性(包括有问题的)会计、 财务报告或审计工作;

4.6.可能损害公司、公司的员工或商业伙伴,包括工作方式不安全、环境破 坏、健康风险或者浪费公司资源;

4.7.可能给公司造成经济损失、名誉损失,或者给公司造成其他损害;

4.8.涉及任何其他类型的严重不当行为;以及

4.9.对任何上述的有意隐瞒。

5.    举报

5.1.所有公司员工和第三方商业伙伴都需及时善意地举报所有可举报行为。未 能遵守该规定的可遭受纪律处罚,重者包括终止雇佣关系或者终止业务关 系(若为第三方)。

5.2.公司设有下列四种正式举报渠道:

  • a)公开讨论。鼓励员工直接向其直属经理提出问题,或者若员工有理由 认为其经理卷入其中或存在利益冲突,则向上一级管理层、当地人力 资源部(“HR”)、公司的法务部和合规部提出问题。第三方可直 接联系公司的相应业务经理、人力资源部、法务部或者合规部。收到 举报的经理/人力资源部工作人员/法务部工作人员/合规部工作人员必 须通过公开意见录入表进行记录,并将该表提交给委员会,该委员会 运行着一个集中事件管理数据库。
  • b)在线举报。员工和第三方可通过访问公司官网 www.nio.com(“隐私 与法律”部分),填写举报网页上的举报表(支持匿名举报)。
  • c)电子邮件。员工和第三方可以通过公司的公共邮箱 compliance@nio.com 进行匿名举报。
  • d)道德帮助热线。员工和第三方还可通过拨打下列免费电话,通过公司 的道德帮助热线匿名举报。该热线由一名独立供应商使用当地语言提 供服务,该热线 365 天*24 小时开放:
    中国(GIS):400-999-4530
    美国:855-229-9304
    英国(ITFS):0808-234-7287
    德国(ITFS):0800-180-0042

5.3.上述集中事件管理数据库将采集和跟踪所有类型的举报,包括公开讨论、 网站举报、电子邮件举报以及道德帮助热线举报,并生成实时报告供委员 会审查。

5.4.. 委员会应每周审查举报,并妥善记录对各举报采取的所有行动。按照章 程,委员会应每月向董事会或审计委员会提交跟踪报告以及相关审查或调 查结果(如适用)。

5.5.怀疑有可举报行为的员工或第三方,以及接到举报的人员,不得企图自行 对可举报行为进行调查、访谈或审问。

6.    举报处理程序

6.1.委员会应评估被举报的行为的性质和严重性,并决定要采取的适当行动, 包括但不限于分析所有指控及提供的证据,决定调查方法和步骤,进行调 查,起草调查报告,以及提出补救措施。

6.2.若举报的行为牵涉公司高管(副总裁及以上级别者,例如 CEO、CFO、 CDO),则委员会应将此事上报董事会或审计委员会,并与董事会或审计 委员会协商决定适当的行动。

6.3.若举报的行为牵涉委员会成员,则该委员会成员将会被撤换,不得参与举 报行为的讨论,并且董事会或审计委员会应任命一名临时替代的委员会成 员,协助处理该举报。一旦调查结束,且董事会或审计委员会认为适当 的,则牵涉的委员会成员可复职。

6.4.在决定作出适当的行动时,委员会应酌情考虑所有适当的因素。需要进行 的任何调查活动均应以合法、保密、公正和客观的方式进行,不考虑被指 控存在不当行为者的职位、服务年限或者与公司的关系。

6.5.当被举报的行为牵涉到受委派处理该事项的调查人员时,委员会应当委派 一名独立的调查人员或者调查团队来接管相关案件。

7.    调查职责

7.1.第 6 条所述的审查/调查主要由委员会负责,并且委员会对下列应享有裁量 权:

  • a)任命内部或外部调查团队,协助审查/调查;
  • b)聘请外部审计师、法律顾问或其他专业人士以任何身份协助审查/调 查;以及
  • c)采取有助于开展审查/调查的其他适当措施。

7.2.委员会在履行其职责时,应有权在公司政策、可适用法律和法规允许的范 围内:

  • a)向员工和第三方询问,不受限制地访问相关文件和信息;
  • b)不受限制地自由访问所有公司记录和场所(无论是租赁还是自有场 所);以及
  • c)在可适用法律和法规允许的范围内,有权检查、复制和/或移动公司 保管或控制的系统、计算机、服务器、驱动、数据、移动设备、文 件、工作台、文件柜和其他存储设备或其他数据或信息的所有或任何 部分内容,并在必要的情况下,对于其合理认为属于相关审查/调查 范围的任何物品或设施,无需可能使用、访问或保管该等物品或设施 的任何个人的事先知情或同意。

7.3.提起诉讼或者将检查/调查结果交给相关执法和/或监管机构进行独立调查的 决定,将由委员会与公司董事会、法律顾问和高管一同做出,对员工的最 终纪律处罚决定以及发现的任何问题的最终补救决定也同样按此做出。

8.    保密

8.1. 与举报者、证人、信息载体、举报的行为以及任何后续调查有关的所有信 息必须在可适用法律或法规允许的范围内作保密处理。

8.2. 与举报者身份、举报的行为以及调查程序或结果有关的信息,除因合法需 求需了解的人之外或者除可适用法律或法规要求之外,不得向任何他人披 露或者与任何他人讨论。此举旨在保护举报者,保护调查的廉正性,以及 保护之前受到怀疑但之后发现是无辜者的声誉,并防止公司承担潜在民事 或刑事责任。

9.    反报复

9.1. 公司重视公司员工和第三方商业伙伴为保护公司及公司声誉表现出的诚 信、正直和努力。公司不容许管理层或者任何他人或其他实体直接或间接 打击报复善意举报道德或合规问题、已知或潜在不当行为或者协助审查或 调查的任何人士。打击报复包括但不限于:骚扰、恐吓、胁迫、对工作时 间或计划作出不利调整、降职、调岗、暂停或解雇提起申请或举报之人。

9.2. 除因合法需要需了解的人以外,公司不会亦不容任何他人企图确定善意匿 名举报之人的身份。

9.3. 委员会应按照第 6 条对任何报复的指控进行调查。

9.4. 报复行为,包括企图找出举报者、证人、信息载体的身份,可导致纪律处 罚,重者可被终止雇佣关系或终止业务关系(若为第三方)。

10.    记录

与任何举报报告或申诉有关的所有记录,包括与其调查有关的所有记录,应由 委员会保存至少五年。